Article 5

"Les parties désireuses de recourir à la procédure de conciliation organisée par la Chambre adresseront en ce sens une demande écrite au siège de l'ASBL.

Cette demande sera formulée soit conjointement en l'absence de toute clause contractuelle prévoyant la procédure de conciliation, soit à l'initiative de l'une ou l'autre des parties dans l'hypothèse inverse.

La demande contiendra un résumé succinct de la contestation existante permettant de déterminer le cadre contractuel liant éventuellement les parties et la nature des difficultés techniques rencontrées.

Sera jointe à la demande une copie de l'éventuelle disposition contractuelle prévoyant le recours à la conciliation.

La demande mentionnera également toute information permettant de cerner l'urgence de l'intervention sollicitée.

Si le bureau estime, sur la base des informations ainsi communiquées, ne pas disposer des éléments suffisants pour la désignation des conciliateurs CCAI, il formulera à cette fin toute interrogation adéquate dans les meilleurs délais.
Le bureau interpellera les autres parties concernées en vue de recueillir leur accord sur la procédure de conciliation sollicitée dans les 2 cas suivants :

• en l’absence de clause contractuelle prévoyant la procédure de conciliation, si la demande de conciliation n’a pas été introduite conjointement par l’ensemble des parties concernées ;
• en présence d’une clause contractuelle prévoyant la possibilité, mais non l’obligation, de recourir à la procédure de conciliation, si la demande de conciliation n’a pas été introduite conjointement par l’ensemble des parties concernées ;

A défaut d'accord conjoint des parties dans l’une ou l’autre des 2 hypothèses visées ci-dessus, le bureau constatera l'absence de possibilité de mise en œuvre de la procédure de conciliation, sans préjudice des droits respectifs des parties.

Dans ces hypothèses, un montant forfaitaire de 200,00 €, sera prélevé pour couvrir les frais générés par la gestion du dossier, le solde étant restitué aux parties par parts égales ou à la partie qui a provisionné la Chambre, si une seule partie a procédé au paiement de sa part, sans préjudice de leur éventuel droit à en récupérer tout ou partie auprès des autres parties."


Article 9

"Dès réception d’une demande conjointe de recourir à la procédure de conciliation, un montant de 400 € hors TVA sera payé par chacune des parties.

Dès réception d’une demande unilatérale de recourir à la procédure de conciliation, un montant de 400 € hors TVA sera payé par la partie qui prend l’initiative de recourir à la dite procédure ; étant entendu que dès réception de l’accord des autres parties de recourir à ladite procédure, ces dernières s’acquitteront également chacune du paiement d’un montant de 400 € hors TVA.

Ce montant forfaitaire couvre les frais et devoirs suivants :

• L’ouverture du dossier par le bureau de la CCAI, la demande de paiement du forfait adressée aux parties par ledit bureau et, après paiement, la désignation des conciliateurs.
• La convocation, la tenue d’une première réunion et le rapport, séance tenante, de la première réunion par les conciliateurs désignés ainsi que, le cas échéant, la rédaction, également séance tenante, de l’accord et sa signature."